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02 août 2019

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Jean-Louis Lalonde est propriétaire et PDG du Groupe AZUR, un chef de file canadien dans le domaine de la transformation numérique intelligente. Dans cette entrevue, M. Lalonde nous fait part de ses réflexions sur le modèle de gestion sans budgets, et sur la manière dont les entreprises peuvent entamer leur transition grâce à une version hybride du modèle, le tout pour demeurer concurrentielles dans le climat d’affaires actuel qui évolue rapidement.

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Pouvez-vous nous parler de certains des problèmes que pose le processus conventionnel de budgétisation?

Pendant de nombreuses années, la plupart des entreprises conventionnelles se sont servi de budgets. Et cette approche a bien fonctionné des années 1950 jusqu’à tout récemment. Mais depuis une dizaine d’années, d’importants chefs d’entreprise, comme Jack Welch, ancien président et PDG de General Electric, affirment que les entreprises ne devraient plus utiliser les budgets. Pourquoi? Parce que l’établissement de budgets est un processus lent et coûteux qui requiert beaucoup d’heures de main-d’œuvre et dont le résultat, en définitive, est souvent désuet dès le processus achevé. Les entreprises doivent être plus agiles pour survivre dans le climat d’affaires actuel, caractérisé par une grande instabilité et une cadence rapide. Voilà pourquoi le budget conventionnel, tel que nous le connaissons, devrait sans être remplacé complètement, du moins grandement amélioré.

Le modèle de la gestion sans budgets, tel qu’il est décrit par le Beyond Budgeting Institute et les auteurs Jeremy Hope et Robin Fraser dans leur livre Beyond Budgeting: How Managers Can Break Free from the Annual Performance Trap, a été élaboré au cours de la dernière décennie en réaction aux enjeux dont vous parlez. Pouvez-vous nous décrire ce modèle en quelques mots?

Il s’agit d’un processus par lequel une entreprise conventionnelle se rationalise afin de devenir, en définitive, plus agile. Il existe plusieurs outils pour aider les entreprises qui le souhaitent à faire cette transition, mais le plus important d’entre eux sont les prévisions continues intelligentes (PCI), car elles permettent de gérer le flux de trésorerie. Environ 75 pour cent des entreprises en démarrage échouent, non seulement parce qu’elles reposaient sur mauvaise idée de départ, un piètre plan d’affaires ou une gestion déficiente ou parce qu’elles ont connu une expansion trop rapide, mais également parce qu’elles n’arrivaient pas à gérer leur flux de trésorerie correctement. Le rythme du changement aujourd’hui s’accélère sans cesse. Si vous ne vous dotez pas d’un outil pour vous aider à suivre ces changements et à prédire l’incidence qu’ils auront sur votre flux de trésorerie, vous n’aurez bientôt plus de liquidités, et ce, même si votre entreprise est profitable. Les prévisions continues intelligentes intègrent le budget et le rendent dynamique, puisqu’il est actualisé tous les jours par ceux qui y ont accès.

Donc, est-ce que le modèle de gestion sans budgets se résume à passer d’un modèle désuet de budgétisation à un modèle moderne et dynamique?

En fait, la gestion sans budgets repose essentiellement sur le travail d’équipe. Le modèle n’élimine pas les primes au rendement à proprement parler, mais ces primes prennent une forme différente et elles viennent changer la mentalité et le comportement des employés. Plutôt que de motiver les gens en leur promettant des primes s’ils atteignent des objectifs budgétaires, nous les incitons à faire un bon travail. Conséquemment, l’entreprise sera plus rentable et elle générera plus de profit. Les salaires et les primes seront calculés en fonction du rendement de chaque personne. Tout le monde y gagne.Ray De BanLunettes FemmesHommes BanLunettes Vue Ray De QhCxtBsdor

Et quel serait le principal avantage des PCI et du modèle de gestion sans budgets?Eyewear Frames 003 Rx Ck 7943 Optical Klein New 54mm Calvin lFJcK1

Le principal avantage de ce modèle réside dans les données de qualité supérieure auxquelles il donne accès. Il vous permet aussi de faire intervenir un plus grand nombre de personnes pour vous assurer que ces données ont une bonne capacité prédictive et qu’elles sont de qualité. Vous pouvez également utiliser les PCI pour prédire votre flux de trésorerie à court terme, de manière à vous assurer de pouvoir payer vos employés et vos fournisseurs. À moyen et long termes, les PCI peuvent vous aider à fixer, entre autres, des objectifs de revenus et de production dans votre plan d’affaires. Plus l’on gravite les échelons de l’entreprise, plus les PCI peuvent servir d’outil de gouvernance.

Y a-t-il des inconvénients à passer à la gestion sans budgets?

Sa nouveauté. Les gens qui utilisent le budget conventionnel depuis longtemps sont habitués à celui-ci. Certains adopteront rapidement le modèle de gestion sans budgets, d’autres plus lentement. Nombreux sont ceux qui croiront peut-être que ce modèle ne convient pas à leur entreprise. Mais avec le temps, ils n’auront d’autre choix que de l’utiliser pour suivre le rythme imposé par notre ère numérique.

Pouvez-vous nous parler un peu plus de la manière dont la gestion sans budgets utilise les budgets et les objectifs?

D’abord, il faut comprendre qu’il n’est pas question de ne plus créer de budget du tout. Nous proposons simplement de ne plus le faire comme avant. Pour atteindre vos objectifs en cette ère numérique, vous devez être en mesure de réagir rapidement et de modifier vos activités. Si vous obtenez un contrat ou que vous en perdez un, si vous espériez une réduction de coûts qui ne vient finalement pas, vous n’atteindrez pas vos objectifs. Vous avez alors le choix : vous modifiez un objectif précis ou vous pouvez trouver un autre moyen de l’atteindre.

C’est un point très important. Si vous souhaitez gérer votre entreprise adéquatement, vous ne pouvez pas passer votre temps à revoir vos objectifs. Ce n’est pas une bonne idée, et je ne la recommande pas. Vous devriez vous en tenir à votre plan d’affaires le plus possible, faire preuve de créativité et essayer par tous les moyens à votre disposition d’atteindre ces objectifs – à condition qu’ils soient raisonnables, bien entendu. Ne vous fixez pas tout de suite un nouvel objectif. Commencez plutôt par un remue-méninges, des discussions avec vos gens, et essayez de vous remettre sur les rails.Eyewear Frames 003 Rx Ck 7943 Optical Klein New 54mm Calvin lFJcK1

Donc, même si on parle de « gestion sans budgets », il semble que les objectifs de revenus et de dépenses demeurent très importants. La grande différence serait que, si les objectifs demeurent relativement stables, les prévisions, elles, sont dynamiques et constamment actualisées, mais toujours essentielles au processus?

Oui, mais ce n’est pas tout. L’autre point important, avec une PCI, c’est que plusieurs personnes peuvent avoir accès aux mêmes données, contrairement à un fichier Excel, où chacun a sa propre copie. Vous devez par la suite les fusionner, et le risque d’erreurs augmente. Il faut garder en tête que les décisions que vous prenez aujourd’hui auront une incidence majeure sur votre entreprise dans trois ans. Si vous ne disposez pas d’un outil comme une PCI pour vous montrer les répercussions de l’obtention ou de la perte d’un gros contrat sur votre plan d’affaires, vous n’aurez pas les renseignements nécessaires pour guider vos pas.

Comment une entreprise peut-elle faire la transition vers ce nouveau modèle? Comment peut-elle se préparer à faire une telle transition? Quelles étapes devrait-elle suivre?

La première chose qu’une entreprise doit faire est de cartographier le parcours client pour toutes ses interactions avec ses clients, ses fournisseurs et ses employés. De là, elle pourra créer une expérience client numérique. Ensuite, des microtâches intelligentes devront être intégrées dans un progiciel, comme un logiciel de gestion des relations avec les clients (CRM) ou une solution de planification de ressources d’entreprise (ERP), pour prendre en charge cette expérience client. Et par « intelligentes », je parle de solutions logicielles qui intègrent des composantes d’intelligence artificielle (AI). Il vous faut un logiciel créé sur mesure, car le changement se produit aujourd’hui si vite qu’un progiciel ne vous permettra pas de suivre le rythme. Vous devez trouver un moyen de créer ce que nous appelons des microtâches intelligentes assorties de flux de travail marqués par une automatisation des processus robotisés. Ce sont là des outils hautement personnalisés, qui doivent être abordables et créés rapidement pour répondre aux nouveaux objectifs commerciaux.

Nous recommandons également aux entreprises de simplifier leurs processus. Notre logiciel de PCI peut les aider à prévoir les flux de trésorerie. Ensuite, lorsqu’une entreprise a rationalisé ses processus de trésorerie, ses opérations et tout autre processus qui la concernent, qu’elle utilise un logiciel pour prendre le tout en charge, elle peut entamer une transition vers un style de gestion plus intelligent et plus agile. Autrement dit, elle doit faire en sorte que toutes ses actions soient plus adaptatives et plus intelligentes; elle doit pouvoir mieux anticiper les changements qui se produisent dans son environnement et y réagir plus vite. Car aujourd’hui, en cette ère numérique, tout va si vite que si vous ne faites pas preuve d’agilité dans chacune des décisions que vous prenez, vous perdrez votre avantage au profit de concurrents.

Et cette transition passe, notamment, par une automatisation du plus grand nombre possible de systèmes que vous avez?

C’est exact. Elle suppose aussi d’avoir des réponses intelligentes, fondées sur vos données. Votre entreprise recueille un grand volume de données auprès de vos clients, de vos employés, etc. Toutes ces données doivent être analysées et fournies aux gens concernés en temps réel, de manière à ce que vous puissiez gérer votre entreprise de manière agile.

Le modèle combine donc l’IA, l’automatisation robotisée des processus (ARP) et l’intelligence d’affaires. Il s’agit d’avoir un moyen de consulter et d’interpréter facilement les données disponibles.

C’est exact. Encore une fois, il faut être dynamique. Une entreprise agile est une entreprise très dynamique, capable de répondre à presque tout ce qui lui arrive en quelques secondes ou en quelques heures, selon la complexité du processus. C’est ce vers quoi doivent tendre les entreprises qui souhaitent être en mesure de suivre les tendances du marché et de les anticiper. En raison de la vitesse de changement des activités commerciales un peu partout dans le monde, et surtout si vous songez à concurrencer la Chine ou l’Europe, il vous faut être efficace dans votre manière de produire et dans vos interactions avec les clients. Pour que, lorsqu’un client vous appelle, vous puissiez consulter son dossier sans délai et engager une discussion éclairée avec lui. Les entreprises conventionnelles diront : « Nous vous rappellerons après avoir étudié votre dossier et trouvé un moyen de vous aider. » Une semaine peut s’écouler avant qu’elles rappellent le client!

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